Communication des documents administratifs
Sommaire
L'article L.311-1 du Code des Relations entre le Public et l'Administration (CRPA) dispose que :
"Sous réserve des dispositions des articles L.311-5 et L.311-6, les administrations mentionnées à l'article L.300-2 sont tenues de publier en ligne ou de communiquer les documents administratifs qu'elles détiennent aux personnes qui en font la demande, dans les conditions prévues par le présent livre".
Qu’est-ce qu’un document administratif ?
Tout document (quel qu’en soit le support : papier ; électronique, etc.) émanant d’une personne publique (Etat, communes, conseil général, conseil régional, administrations, syndicats, communautés …) ou d’une personne privée chargée de la gestion d’un service public (délégataire de service public, etc.).
Le document doit être achevé (ainsi, le rapport du délégataire remis à la collectivité délégante n’est pas considéré comme « achevé » et n’est donc pas communicable si la collectivité a posé des questions relatives à son contenu).
Il n’y a donc aucune obligation de créer un document dont la personne publique ne disposerait pas pour faire droit à une demande de communication.
En revanche, les documents qui peuvent être établis par simple extraction des bases de données dont l’administration dispose constituent des documents administratifs communicables, si cette extraction ne fait pas peser une charge de travail déraisonnable sur l’administration (CE, 17 juin 2024, n°470620).
Constitue notamment une « charge de travail déraisonnable », l’extraction de données obligeant (CE, 17 juin 2024, n°470620) :
- A une modification de l’organisation de la base de données ;
- Au développement d’outils de recherches ;
- A une modification des outils de recherche à disposition de l’administration.
Lettres de convocation des membres de l'assemblée délibérante
Il s'agit de documents communicables ("Les lettres adressées par le maire de la commune aux conseillers municipaux pour leur convocation à une séance du conseil municipal sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978." Avis CADA n°20131824 du 25 juillet 2013).
Délibérations, arrêtés, procès-verbaux, budgets et comptes
L’article L.2121-26 du CGCT (applicable aux EPCI par renvoi de l’article L.5211-1 du CGCT) dispose que :
"Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux.
Chacun peut les publier sous sa responsabilité.
La communication des documents mentionnés au premier alinéa, qui peut être obtenue aussi bien du maire que des services déconcentrés de l'Etat, intervient dans les conditions prévues par l'article L.311-9 du code des relations entre le public et l'administration.
Les dispositions du présent article s'appliquent aux établissements publics administratifs des communes".
Factures
La CADA a estimé, dans un conseil en date du 26 octobre 2006 (Conseil n°20064660), que le "droit d'accès s'étend aux pièces justificatives produites par l'ordonnateur de la collectivité, annexées aux comptes de celle-ci".
Or, une facture constitue, selon la CADA, un document administratif communicable (Avis CADA n°20064274 du 28 septembre 2006 ; Réponse ministérielle, Question n°1846, JO Sénat du 11 octobre 2012, page 2245).
Marchés publics
Les pièces constitutives des marchés publics sont communicables à deux conditions cumulatives :
- Le contrat doit être signé. Tant qu’il n’est pas signé, il s’agit d’un document préparatoire non communicable. A partir de la signature, l’acte d’engagement et toutes les autres pièces du marché (cahier des charges, bordereau de prix, etc.) peuvent être communiquées ;
- Le marché ne doit pas contenir d’informations soumises au secret en matière industrielle et commerciale. Par exemple, ne doivent pas être communiquées les informations suivantes : moyens techniques et humains spécifiques, coordonnées bancaires, détail technique et financier des offres des entreprises non retenues, etc.
Ne sont en aucun cas communicables les documents suivants concernant le candidat retenu (CE, 28 septembre...
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