Dématérialisation des marchés publics : nouvelles obligations des acheteurs au 1er octobre 2018
Sommaire
A compter du 1er octobre prochain, la dématérialisation des marchés publics franchit un cap fondamental.
Les acheteurs publics verront la plupart de leurs marchés être soumis à une dématérialisation quasi complète.
Voici ces obligations :
Obligation n°1 : Dématérialiser tous les documents de consultation des marchés ≥ 25 000 € HT
Les documents de consultation des marchés publics1, dont le montant estimé est supérieur ou égal à 25 000 € HT (et non plus 90 000 € HT), doivent être gratuitement mis à disposition des entreprises par l’acheteur public sur un « profil d’acheteur ».
1 Hors marchés de défense et de sécurité
Obligation n°2 : Disposer d’un profil acheteur répondant aux fonctionnalités minimales
Un « profil d’acheteur » est un site web (appelé « plateforme ») qui centralise tous les outils électroniques nécessaires à la passation des marchés publics.
Ce fait doit respecter les Référentiels Généraux de Sécurité (RGS) et d’Interopérabilité (RGI) prévus par l’ordonnance n°0205-1516 du 8 décembre 2005.
Les fonctionnalités minimales du profil d’acheteur sont fixées par l’arrêté du 14 avril 2017 modifié.
Ce profil doit permettre à l’acheteur de :
- S’identifier et s’authentifier ;
- Publier des avis d’appel à la concurrence et leurs éventuelles modifications ;
- Mettre à disposition des documents de la consultation ;
- Réceptionner et conserver des candidatures y compris si elles se présentent sous la forme du DUME électronique ;
- Réceptionner et conserver des offres, y compris hors délais ;
- Compléter un formulaire nécessaire à la publication des données essentielles prévues par l’arrêté du 14 avril 2017 susvisé ou importer ces données lorsqu’elles sont disponibles dans un autre système d’information ;
- Accéder à un service de courrier électronique au sens de l’article 1 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économique numérique ;
- Accéder à un historique des évènements permettant l’enregistrement et la traçabilité des actions ayant eu lieu sur le profil d’acheteur notamment le retrait et le dépôt de documents ;
- Répondre aux questions soumises par les entreprises ;
- Obtenir les documents justificatifs et moyens de preuve lorsque ceux-ci peuvent être directement obtenus auprès d’autres administration.
Il doit permettre aux entreprises de :
- S’identifier et s’authentifier ;
- Connaître les prérequis techniques et les modules d’extension nécessaires pour utiliser le profil d’acheteur ;
- Accéder à un espace permettant de tester que la configuration du poste de travail utilisé est en adéquation avec les prérequis techniques du profil d’acheteur ;
- Effectuer une recherche permettant d’accéder notamment aux avis d’appel à la concurrence, aux consultations et aux données essentielles ;
- Consulter et télécharger en accès gratuit, libre, direct et complet les documents de la consultation, les avis d’appel à la concurrence et leurs éventuelles modifications
- Accéder à un espace permettant de simuler le dépôt de documents ;
- Déposer une candidature y compris si elle se présente sous la forme du document unique de marché européen électronique constituant un échange de données structurées ;
- Déposer des offres, y compris les dépôts successifs quand la procédure le requiert et les offres signées électroniquement ;
- Solliciter une assistance ou consulter un support utilisateur permettant d’apporter des réponses aux problématiques techniques ;
- Formuler des questions à l’acheteur.
Eu égard aux nouvelles obligations, il convient donc de vérifier que la plateforme acheteur utilisée actuellement répond à ces exigences.
Obligation n°3 : Réceptionner les candidatures et des offres uniquement par voie électronique
Cette réception se fait uniquement via le profil d’acheteur.
La remise des candidatures et des offres sur un support papier devient donc impossible, sauf pour ce qui concerne la « copie de sauvegarde ».
Obligation n°4 : Effectuer des échanges exclusivement électroniques
Toutes les communications et tous les échanges d’informations entre acheteur et candidats ou soumissionnaires devront être effectués par voie électronique.
Ces échanges se feront via le profil d’acheteur qui permettra de respecter les principes d’horodatage des actions, de traçabilité, de sécurité, d’intégrité des documents et informations, et de confidentialité des échanges.
Les moyens de communication électroniques ne doivent pas être discriminatoires ou restreindre l’accès des opérateurs économiques.
Ils doivent être communément disponibles et compatibles avec les technologies de l’information et de la communication généralement utilisées, tout en respectant les règles de sécurité et d’intégrité des échanges et en permettant l’identification exacte et fiable des expéditeurs.
Obligation n°5 : Réutiliser les pièces de candidature
Les entreprises ne seront plus tenues de fournir les documents justificatifs et les moyens de preuve déjà transmis lors d’une précédente consultation (art. 53 DMP), dès lors que ces documents sont toujours valables à la date de la consultation.
Obligation n°6 : Publier les données essentielles
L’acheteur devra publier sur un profil d’acheteur les « données essentielles » de tous ses marchés publics ≥ à 25 000 € HT (art. 107 du décret marchés publics).
Les données essentielles sont publiées :
- Au moment de la conclusion du contrat initial ;
- A chaque modification du contrat.
L’accès à ces données doit être libre, direct et complet et être ouvert dans les 2 mois à compter de la date de notification marché ou de la date de modification du marché.
La durée pendant laquelle ces données essentielles sont publiées est de cinq ans à compter de la fin de l’exécution du marché. Cette durée est cependant réduite à un an si les acheteurs publient ces données sur le site www.data.gouv.fr
Source : Direction des Affaires Juridiques (Ministère de l’Economie et des Finances)
Une faculté : signer électroniquement le marché
La dématérialisation ne sera pas encore totale dans la mesure où la signature électronique des marchés n’est rendue obligatoire pour l’acheteur public.
L’acheteur public peut néanmoins exiger la signature électronique des pièces du marché par l’entreprise.
Si l’entreprise doit signer son offre par voie électronique, l’acheteur doit également signer le marché par voie électronique
Cela nécessite donc que l’acheteur dispose d’un certificat de signature « eIDAS » supportant la signature. L’acheteur peut en acquérir un en se référant à la liste nationale de confiance.
NB 1 : Les certificats RGS existants restent utilisables jusqu’au terme de leur période de validité.
NB 2 : Le certificat utilisé par l’ordonnateur pour la signature des documents budgétaires et comptables, délivré par la DGFIP, ne permet pas de signer les marchés publics.
Si l’acheteur exige une signature électronique de l’offre et qu’il ne dispose pas lui-même d’un certificat, il faudra « rematérialiser » en version papier au stade de la signature du marché. Ainsi, l’acte d’engagement devra être imprimé et signé manuscritement par le soumissionnaire et par l’acheteur.
L’avantage du « tout dématérialisé » est d’éviter une rupture de la chaîne de dématérialisation et de garantir l’identité du signataire l’intégrité du contrat.
La signature électronique prévaut sur la signature papier, qui a valeur de « copie de sauvegarde ».
ALLER PLUS LOIN : Consultez les guides très pratiques de la dématérialisation pour les acheteurs et pour les entreprises (Mise à jour en ligne régulière)